Was sind die Unterschiede zwischen einer Präsenz- und einer Online-Verhandlung? Worauf ist zu achten, um sich auch im virtuellen Raum optimal zu präsentieren?

Der persönliche Kontakt ist im Vertrieb die optimale Vorgehensweise, um Kunden zu begeistern. Und doch bieten virtuelle Alternativen viele neue Chancen. Anspruchsvolle Themen lassen sich so kurzfristig klären, komplexe Angebote können mehreren Teilnehmenden präsentiert werden. Die oft lange Reisezeit und damit eine schwierige Terminabstimmung entfallen. Verhandlungen können in kleinere Einheiten aufgeteilt werden, der organisatorische und zeitliche Aufwand dafür ist ungleich geringer als bei einer Präsenzverhandlung mit langer Anreise. Nun gilt es, diese Möglichkeiten zu nutzen.

Online-Verhandlung mit oder ohne Video?

Eine Grundsatzentscheidung sollten Sie als Erstes fällen: Verhandeln Sie mit oder ohne Video? Wenn das anstehende Gespräch eine Verhandlung vor Ort ersetzen soll, dann verhandeln Sie mit eingeschalteter Kamera. Wenn Sie möglichst viel von Ihren Gesprächspartnern erleben und ihnen auch Einblicke gewähren wollen – Kamera an! Sie nutzen in diesem Format viele Effekte, die auch in Präsenztreffen entstehen. Dann gelingt mit den folgenden fünf Tipps für optimale Wirkung und hohe Glaubwürdigkeit die Online-Verhandlung.

Setzen Sie sich ins rechte Licht

Entscheiden Sie, vor welchem Hintergrund Sie verhandeln. Nutzen Sie die Möglichkeit, einen virtuellen Hintergrund zu wählen, in MS Teams oder Zoom zum Beispiel ist das einfach möglich. Vermeiden Sie private Einblicke in Ihr Büro oder Homeoffice. Die Farbe Ihrer Bettdecke ist für Geschäftspartner nicht relevant.

Die passende Beleuchtung ist wichtig, um Wirkung zu erzeugen: Achten Sie darauf, dass das Tageslicht von vorne kommt, nie von der Seite oder hinter Ihrem Rücken. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mimik bestmöglich für Ihr Gegenüber ersichtlich ist.

Auch die Kleidung spielt nach wie vor eine wichtige Rolle: Verzichten Sie auf gemusterte Hemden oder Kleider. Oben hui und unten pfui? Business oder Casual Business von Kopf bis Fuß hat einen Einfluss auf Ihre Haltung und Ihre Sprache.

Stellen Sie einen virtuellen Blickkontakt her

Ihr Gegenüber ist jetzt die Kamera Ihres PCs oder Laptops oder eine externe Kamera. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Computer und die Kamera auf einer Höhe stehen, in der Sie aufrecht und gerade in die Kamera blicken können. Dauernd nach unten oder nach oben zu schauen, schwächt Ihre Präsenz.

Im ersten Moment ist es sehr ungewohnt, lächelnd in die Kamera Ihres Computers zu schauen und sich vorzustellen, darüber Kontakt zu Ihrem Gesprächspartner aufzubauen. Üben Sie das ruhig mit Kollegen, bevor Sie in eine Verhandlung starten.

Vermitteln Sie Ihre Botschaften kurz und bündig

Ihr Sprechtempo entscheidet darüber, welche Wirkung Sie bei Ihrem Gegenüber erzeugen. Im virtuellen Raum erfolgt die Synchronizität mit Zeitversatz – unser Gehirn nimmt Signale weniger unmittelbar wahr als im direkten Gespräch. Sprechen Sie in der Online-Verhandlung also langsamer, machen Sie kürzere Sätze und längere Pausen als in einem Präsenzgespräch. Geben Sie mehr Zeit, damit Ihre Signale auch ankommen können. Steuern Sie bei mehreren Teilnehmenden die Wortbeiträge, um ein Durcheinander zu vermeiden.

Punkten Sie inhaltlich

Wie starten Sie in die Online-Verhandlung? Stellen Sie alle Teilnehmenden namentlich vor und bereiten Sie Themen für einen möglichen Smalltalk vorab vor.

Stellen Sie immer wieder den Bezug zu Ihrer Agenda her. Fassen Sie noch öfter als in der Präsenzverhandlung zusammen, was gerade Stand der Verhandlung ist. Präsentieren Sie keine Zahlenfriedhöfe und nutzen Sie noch mehr die Macht der Bilder.

Haben Sie die Technik professionell im Griff

Testen Sie das zu verwendende Tool für Ihre Online-Verhandlung vorher: Wie steuern Sie Video- und Audiofunktion? Zeigen Sie eine Präsentation? Dann schließen Sie alle nicht erforderlichen Anwendungen auf Ihrem Desktop. Laden Sie Ihre Verhandlungspartner zum Technik-Check vor der Verhandlung ein, um sich Ihren Auftakt nicht durch Pannen verderben zu lassen.

Fazit

Mit ein wenig Übung sind Sie in der Lage, Verhandlungen im virtuellen Raum mit Überzeugung zu führen. Grundlage ist, dass Sie die genannten Möglichkeiten und Erfolgsfaktoren für Online-Verhandlungen kennen und nutzen. Dann kommt es nur noch auf Ihre überzeugenden Argumente in der Verhandlung an – wie bei jeder Präsenzverhandlung auch.